Working how to work
จะนับว่าบล็อกนี้เป็นภาคต่อ ของต่อของต่อของซีรีย์บล็อกที่ผมเล่าว่าใช้ Bullet Journaling ยังไงมาตลอดหลายปีก็ได้ แล้วผมใช้ System นี้มาตั้งแต่ประมาณช่วงปลายปี 2021 จนถึงปัจจุบัน ถึงแม้มันจะมีการปรับเปลี่ยนรูปมาเรื่อยๆ แต่มันก็ได้พิสูจน์แล้วว่า มันช่วยผมจำและทำงานได้ดีมาตลอดหลายปีที่ผ่านมา และแม้กระทั่งบล็อกนี้เองก็เขียนอยู่บน Notion เป็น First draft เช่นกัน
First Version
ต้องบอกก่อนว่าก่อนหน้าจะมาอยู่บนนี้เป็นยุคที่ผม Hybrid อยู่บน Notion + Physical Notebook มาก่อน แต่ปัญหาหลักที่เจอคือ พอมันต้องแยกสองโลก ชีวิตจะเริ่มหาของยากขึ้นเรื่อยๆ ถึงแม้ผมจะเคยเชื่อว่าเราควรจะอยู่ในโลก Physical แต่ด้วยธรรมชาติของงาน Software ต้องอยู่บนคอมพิวเตอร์เกือบตลอด ต้องเก็บลิ้งค์หรือ Code snippet มันเลยทำให้ไม่สามารถไปใช้สมุดได้เต็มตัว จนถึงจุดนึงผมยอมแพ้แล้วย้ายกระบวนการในสมุดมาอยู่ใน Notion ทั้งหมด
ด้วยความที่ทีมที่ผมทำงานด้วยยังอยู่บนรอบ Sprint เพราะฉะนั้นการแบ่ง Section หลักๆ จะยังเป็น Sprint based อยู่ แต่จะมี Highlight ว่าวันไหนเป็นวันหยุดด้วยการเปลี่ยนวันเป็นสีแดงไว้ด้วย แต่ก็จะมีความใช้ practices ของ Bullet Journaling อยู่คือเขียนวันของทั้งเดือนลงมาเลยทั้งหมดในหน้าเดียว วิธีนี้ช่วยให้เห็นภาพรวมของทั้งเดือนว่ามันมี Event อะไรบ้าง แล้วสิ่งที่ Notion มาช่วยเติมเต็มการทำ bullet journaling คือการที่เราสามารถ Merge ตัว Monthly Log กับ Daily Log เข้าด้วยกันได้แบบแนบเนียนมาก โดยการใช้ Toggle List ครับ
ความดีงามของ Toggle List คือการที่มัน Encapsulate ข้อมูลที่เกี่ยวกับวันนั้นไว้ในตัวเองซ้อนเป็น Level ได้เลยทำให้จากแต่ก่อนต้องมีหนึ่งหน้าในสมุด dedicate ให้กับ Monthly log แล้วตัว Daily Log ก็ขยายไปเรื่อยๆ สองอย่างนี้ก็มารวมกันได้
อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่ดีงามมากของ Notion คือ To-do list เลยครับเป็นอีกฟีเจอร์นึงที่แมพลงกับ Tasks ใน Bullet Journal พอดิบพอดี และความดีงามคือนอกจากจะมี checkbox ให้กดข้างหน้าแล้ว พอกดแล้วยัง fade ตัวหนังสือของ task นั้นให้เป็นสีเทาด้วย เรียกได้ว่าให้เราโฟกัสเฉพาะงานที่ยังไม่เสร็จ ตัวที่เสร็จแล้วก็ลืมมันไปได้เลย
Second Version
หลังจากใช้งานเวอร์ชั่นแรกมาซักพัก ผมเริ่มจะรู้ตัวว่ามันมี Monthly Log อีกแบบด้วยจริงๆ ต้องบอกว่าอารณ์มันจะกึ่งๆ Future Log คือ เรารู้ว่ามันเป็นสิ่งที่ต้องทำเดือนนั้นแหละ แต่ยังไม่รู้ว่าจะทำวันไหน แล้วการจะไปยัดวันใส่มันเลยใน Version แรกมันทำไม่ได้เลยเกิดการจัดระเบียบ Section ใหม่โดยแยกในเดือนเดียวแบ่งเป็น Monthly Log กับ Daily Log ไปเลย ซึ่ง Monthly Log นอกจากจะเป็นที่รวม Tasks ที่ต้องทำภายในเดือนนั้นแล้ว ยังมีอีกฟีเจอร์ที่เติบโตขึ้นมาตามการใช้งานซึ่งก็คือ Page ครับ
ตัว Page ที่ผมใช้ใน Monthly Log จะเป็นที่รวบรวมเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน แล้วแทนที่จะเขียนมันกระจายไปในแต่ละวัน ซึ่งทำให้ชีวิตลำบากมากๆ กลายเป็นทุกอย่างจะถูกรวบรวมอยู่ในเพจๆ เดียวแทน ผมใช้เพจหลักๆ กับ Project, Research topic หรือเวลาไปเรียน Course อะไรก็จะรวบไว้ในนี้เลย พอรวบไว้ใน page เดียวแล้วแต่ละวันมันเลยกลายเป็นการ reference กลับไปหาเพจผ่านฟีเจอร์ Mention to a page แล้วเป็นการจดโน๊ตสั้นๆ แทนว่าวันนั้นทำอะไรเกี่ยวกับ page นี้
อีกวิวัฒนาการที่เกิดขึ้นในช่วงเวอร์ชั่นที่สองคือ พอเราเริ่มใช้ Toggle list แทน Tasks ในแต่ละวันเพราะมันต้องการ detail มากกว่านั้นด้วย กลายเป็นว่าเราสูญเสียความสามารถในการติ๊ก To-do ไปแทน ซึ่งแรกๆ ผมก็แก้ text ของ Toggle list นั้นให้ขีดฆ่าแล้วเปลี่ยนเป็นสีเทาเอง แต่รู้สึกว่ามันใช้พลังงานเยอะเกินไป เลยกลายเป็นว่ามาจบที่การใช้ emoji prefix convention แทน 2 แบบคือ ✅ สำหรับ Task ที่เสร็จแล้วกับ 🚧 สำหรับ Task ที่ยังทำค้างอยู่ แล้วต้องทำต่อวันต่อไป
Third Version
เวอร์ชั่นถัดมาอาจจะเรียกว่า Minor change ก็ได้ เกิดจากตอนที่เปลี่ยนงาน แล้วมันมีของที่ต้องรู้ใหม่เยอะมากๆ เลยทำให้มีพวก Note ไว้คอยจดว่าเรียนรู้อะไรใหม่ปนกับ Tasks มากขึ้นเรื่อยๆ แล้วมันเละเทะมาก เลยเกิด Section ย่อยในแต่ละวันขึ้นมาเป็น #learntoday ซึ่งก็ใช้ Toggle List ทำการ encapsulate เหมือนเดิมมาช่วยให้แยกสิ่งที่ต้องโฟกัสแต่ละอย่างออกจากกัน
อีกอย่างนึงที่เริ่มใช้เยอะในเวอร์ชั่นนี้คือ Horizontal Rules มาช่วยแบ่ง Section ในหนึ่งวัน เพราะเริ่มมี Context มากขึ้นแล้วการ Encapsulate ผ่าน Toggle List มันลึกไป แต่ Practice นี้ใช้ไม่ได้นานก็เลิกๆ ไป แล้วกลับไป Encapsulate เหมือนเดิม เพราะสุดท้ายแล้วเราไม่ได้อยากดูทุกอย่างตลอดหรอก แต่ถ้าอยากดูจริงๆ ก็กางเอาก็ได้
4th Version
ถ้านับเวลาจริงๆ ต้องบอกว่าหลังจากปรับเป็น Version 2,3 นี่ก็ไม่ได้ปรับรูปแบบอะไรในนี้เลยมาหลายเดือนมากๆ จนกระทั่งมามองย้อนกลับดูแล้วเจอปัญหานึงว่า หาที่โน๊ตที่ประชุมไว้ไม่เจอ ซึ่งก่อนหน้านี้เวลาจดโน๊ตประชุมจะมีอยู่ 2 แบบใช้ปนๆ กันไปคือ ถ้าไม่แยก Page ประชุมไปเลยก็เป็น Toggle List ซึ่งสุดท้ายหลายครั้งก็ Convert ไปเป็น Page ด้วย
แต่พอมันเป็น Page ที่อยู่ในแต่ละวันแล้วการจะหามันเจอนี่ยากมาก ถ้า search ไม่เจอจริงๆ ก็ต้องมากดกางดูใน Page Hierachy ในเมนูทางซ้ายซึ่งเริ่มไม่สะดวกละ เลยทำให้สุดท้ายแยกออกมาเป็น Section: Meetings สำหรับเก็บโน๊ตประชุมไปเลย แล้วก็ใช้เป็น Toggle List ไปก็แก้ปัญหาที่หาโน๊ตประชุมไม่เจอใน Daily Log ไปได้ละ
อีกสิ่งหนึ่งที่ Introduce มาในเวอร์ชั่นนี้คือตัว Story ครับ มันเกิดจากปัญหาว่าเวลาทำงานเรื่องๆ นึงมันไม่ได้จบในวันเดียว แล้ววันนึงก็ทำอะไรหลายอย่างมาก การจะ Keep track ว่าเราทำแล้ว Progress ถึงไหน เหลืออะไรบ้างนี่ ถ้าต้องดูจาก Daily Log ทุกวันมารวมกันก็ลำบากอยู่ เลยเกิดมาเป็น Section: Story สำหรับเก็บเรื่องที่ทำไปเลย
วิธีนี้คือ Knowledge ที่เกี่ยวกับการทำเรื่องนั้นๆ จะถูกรวบมาไว้ที่เดียวเลย ทำให้เวลาดูภาพรวมมันง่ายขึ้น ส่วนในแต่ละวันก็จะเป็นโน๊ตสั้นๆ ว่าวันนี้ทำอะไรไปแทน ซึ่งจะมาอัพเดทตอนช่วง Wind down ในแต่ละวัน แล้วใช้งานเป็นหลักตอน Daily meeting ในวันถัดไป
ความดีงามอีกอย่างของการแยก Section: Story ออกมาคือ มันทำให้กลับมาย้อนดูได้ง่ายมากว่าเราทำอะไรไปตอนเดือนไหน ช่วยให้เขียน Performance Review ตัวเองง่ายขึ้น แล้วเสริมสร้าง self esteem นิดหน่อยว่าเรายังทำอะไรเป็นชิ้น เป็นอันบ้างนะ
อย่างสุดท้ายที่ Introduce มาในเวอร์ชั่นที่ 4 คือการกลับมาทำ Future Logs ครับ มันเกิดจากปัญหาที่ว่าอยู่ดีๆ ปีนี้ก็ถูกเชิญไปงานแต่งงานเยอะมาก แล้วเริ่มรู้ตัวว่ามีเรื่องบางอย่างที่ต้องแพลนไปไกลกว่าเดือนนี้แล้วเลยต้องแยกออกมาเป็นเป็น Page ใหม่ที่มีศักดิ์พอๆ กับ Monthy Log ในแต่ละเดือนเลย
Conclusion
ตอนนี้ผมอยู่ในเวอร์ชั่นที่ 4 ครับ ณ วันที่เขียนบล็อกนี้ ก่อนจบผมสรุปให้อีกทีว่ามาถึงเวอร์ชั่นปัจจุบันตอนนี้ Structure มันเป็นยังไงบ้าง
เริ่มจากมี Root Page ชื่อ Journal แล้วข้างในแบ่ง sub-page เป็นรายเดือนเช่น January 2023, February 2023 แล้วก็มีอีกเพจชื่อ Future Logs อยู่บนสุด แล้วพอหมดปีก็สร้าง Page ใหม่รวบ Page รายเดือนเข้าด้วยกันตามปี
Future Logs
เพจนี้มีไว้ในการเก็บเรื่องราวที่ไกลเกินกว่าเดือนปัจจุบัน ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการนัด Event ต่างๆ แบ่ง Section ได้ตามใจชอบถ้ามันพอจะ Group ได้นะ
Monthly Logs (<Month> <Year>)
เพจนี้จะเก็บเรื่องราวในแต่ละเดือนจะสร้างใหม่ทุกๆ ต้นเดือน โดยแบ่ง Section ข้างในออกเป็น 4 Section
Ideas & Tasks — ไว้เก็บอะไรที่นึกขึ้นได้ อะไรที่อยากทำในเดือนนั้นแต่ยังไม่รู้จะทำเมื่อไร หรือบางทีเกิน Scope ที่จะทำได้ในหนึ่งวันก็เอามาโยนไว้ที่นี่ ตรงนี้คือไม่มีกฏเลย อยากโยนอะไรก็โยนมาใส่จะทำ Bullet, Toggle List, Page, Callout แล้วแต่อารมณ์เลย
Story — ไว้เก็บเรื่องที่เกี่ยวกับงานหลักที่ทำในเดือนนั้นๆ ที่เกิน Scope ของวันไปแล้ว จะทำเป็น Toggle List, Page ก็ได้แล้วแต่อารมณ์ ข้างในจะใส่ Note, รูปภาพ, Todo list ฯลฯ มี emoji convention 2 อย่างคือ ถ้ายังทำอยู่ใส่ 🚧 แต่ถ้าทำเสร็จแล้วให้ใส่ ✅
Meetings — ไว้จดโน๊ตเกี่ยวกับที่ประชุมหรือคุยกับใครก็ตามที่มันออกแนว “ประชุม” ตัวนี้ส่วนใหญ่ใช้ Toggle List แล้ว Convention หลักๆ คือชื่อต้องเป็น 📅[<meeting-date>] <meeting name> ข้างในก็จดตามอัธยาศัยเลย
Daily Logs
ตัวนี้แบ่งเป็น 2 ส่วนคือ Structure กับ detail แต่ละเพจ ในส่วนของ Structure จะเป็น List ของ Toggle List เรียงไปตั้งแต่วันที่ 1 จนถึงวันสุดท้ายของเดือน แล้วใส่วันกำกับไปด้วย ถ้าเป็นวันหยุด ตรงนี้จะใช้เป็นสีแดง
ในส่วนของ Structure ในแต่ละวันอันนี้ Free style เลยครับ ข้างบนเป็นแค่ตัวอย่างแบบนึง แต่ถึงเวลาจริง ผมก็ไม่ได้ทำแบบนี้ตลอด อยากจะทำ Todo list อยากจะใช้ Toggle list หรือจะแบ่ง Section ข้างในแต่ละวันอีก ไม่มีกฏตายตัวเลย สำคัญคือเอาที่มีประโยชน์กับเรา แล้วช่วย off-load สิ่งที่อยู่ในหัวเราออกไปได้ คำแนะนำกว้างๆ คือ ถ้าเป็นอะไรที่เราต้องกลับมาดูทีหลัง พยายามใส่ keyword เข้าไปให้ unique พอที่เราจะ search เจอทีหลังได้ด้วย
ประมาณนี้ครับ ผมเชื่อว่าแต่ละคนมีวิธีในการจดอะไรแบบนี้คล้ายๆ กันอยู่แล้ว แต่อาจจะมี Variant ต่างกันไปนิดๆ หน่อย แต่คิดว่าน่าจะพอได้อะไรกลับไปบ้างแหละ สิ่งสำคัญอีกอย่างที่ไม่ได้พูดข้างบนคือ ถ้าเราคิดว่า System เราเวิร์คอยู่แล้ว บางทีการหันกลับมามองมันอีกมุมบ้างเราอาจจะค้นพบวิธีที่มันดีกว่าก็เป็นได้ เหมือนกับคำกล่าวที่ว่า